Hồ sơ Đảng viên gồm nhiều loại tài liệu khác nhau như lý lịch, quyết định, nghị quyết, phiếu bổ sung hồ sơ và các giấy tờ liên quan. Trong đó có cả tài liệu tờ rời và tài liệu đóng quyển, giấy cũ hoặc dễ hư hỏng.
Vì vậy, thiết bị dùng để số hóa hồ sơ cần vừa có tốc độ xử lý tốt, vừa đáp ứng được những tài liệu không thể đưa qua khay cuốn tự động.
Fujitsu fi-7260 là dòng máy scan kết hợp ADF và Flatbed, phù hợp với yêu cầu này. Hãy cùng Vietbis tìm hiểu về giải pháp số hóa đó nhé!
1. Hồ sơ Đảng viên có gì đặc biệt?
Trong quá trình số hóa, tài liệu có thể được chia thành hai nhóm:
- Tài liệu tờ rời: quyết định, nghị quyết, phiếu bổ sung hồ sơ, bản tự kiểm điểm... thường có thể đưa qua ADF.
- Tài liệu đóng quyển hoặc giấy cũ: lý lịch Đảng viên, tài liệu đóng gáy, giấy mỏng, cũ hoặc dễ rách... cần được xử lý cẩn thận hơn.
Nếu sử dụng máy ADF thông thường cho toàn bộ hồ sơ, một số tài liệu có thể không phù hợp để đưa qua bộ cuốn. Trong khi đó, dùng Flatbed cho tất cả tài liệu sẽ mất nhiều thời gian.
2. Một máy, hai phương thức quét
Điểm nổi bật của Fujitsu fi-7260 là kết hợp ADF và Flatbed trên cùng một thiết bị.
Quét nhanh với ADF
- Các tài liệu tờ rời có thể được đưa vào khay ADF để quét liên tục.
- Fujitsu Fi-7260 có tốc độ khoảng 60 tờ/phút và 120 trang/phút khi quét hai mặt, giúp rút ngắn thời gian xử lý những bộ hồ sơ có số lượng tài liệu lớn.
- Máy cũng hỗ trợ phát hiện nạp giấy kép, giúp người vận hành kiểm soát tốt hơn trong quá trình quét.
Quét tài liệu đặc thù bằng Flatbed
- Với sổ lý lịch, tài liệu đóng gáy hoặc giấy cũ, người dùng có thể chuyển sang mặt kính Flatbed.
- Tài liệu được đặt trực tiếp trên mặt kính thay vì đi qua bộ cuốn, thuận tiện hơn khi xử lý những tài liệu cần thao tác cẩn thận.
.jpg)
3. Quy trình số hóa hồ sơ Đảng viên
Một quy trình cơ bản có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ
Tháo ghim, kẹp giấy, làm phẳng và kiểm tra tình trạng từng tài liệu.
Bước 2: Sắp xếp hồ sơ
Phân loại và sắp xếp tài liệu theo danh mục hồ sơ Đảng viên.
Bước 3: Phân loại phương thức quét
- Tài liệu tờ rời → quét bằng ADF
- Tài liệu đóng gáy, giấy cũ → quét bằng Flatbed
Bước 4: Xử lý bản scan
Kiểm tra hình ảnh, tách file, đặt tên file và thực hiện OCR nếu dự án có yêu cầu.
Bước 5: Kiểm tra chất lượng
Đối chiếu bản scan với hồ sơ giấy, đảm bảo tài liệu được số hóa đầy đủ trước khi hoàn trả và lưu trữ.
4. PaperStreamCapture hỗ trợ xử lý tài liệu
- Fujitsu fi-7260 có thể sử dụng phần mềm PaperStreamCapture để hỗ trợ quá trình thu nhận và xử lý hình ảnh.
- Tùy cấu hình, phần mềm có thể hỗ trợ các công việc như tối ưu hình ảnh, quản lý quá trình scan, tách tài liệu và kết hợp OCR.
- Nhờ đó, dữ liệu sau khi quét có thể được chuẩn hóa trước khi đưa vào hệ thống quản lý và lưu trữ điện tử.
Đối với số hóa hồ sơ Đảng viên, khó khăn không chỉ nằm ở số lượng tài liệu mà còn ở sự đa dạng về loại giấy và tình trạng tài liệu.
Với thiết kế ADF kết hợp Flatbed, Fujitsu fi-7260 cho phép đơn vị xử lý linh hoạt hai nhóm tài liệu trên cùng một thiết bị: quét nhanh tài liệu tờ rời và quét Flatbed đối với tài liệu đóng gáy, giấy cũ hoặc tài liệu đặc thù.
Đây là một giải pháp có thể cân nhắc cho các đơn vị triển khai số hóa hồ sơ Đảng viên, hồ sơ lưu trữ và các loại tài liệu có tính chất tương tự. Hãy liên hệ Vietbis ngay để được tư vấn.
--------------------------
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ VIETBIS để được tư vấn chi tiết!
CÔNG TY TNHH VIỆT BIS
- 96 P. Định Công, P. Phương Liệt, Hà Nội
- Hotline: 0971 491492 | 089 6688 636
- Email: contact@vietbis.vn
