Quản lý và tối ưu chi phí in ấn với trình quản lý Online của máy in OKI

QUẢN LÝ VÀ TỐI ƯU CHI PHÍ IN ẤN  BẰNG TRÌNH QUẢN LÝ ONLINE VỚI MÁY IN OKI

     Với nền kinh tế đang lao dốc, các công ty, tập đoàn lớn nhỏ tìm cách thắt chặt hầu bao – tiết kiệm chi phí doanh nghiệp. In ấn là một hoạt động thường trực của bất kỳ một công ty nào cho dù nhỏ hay lớn phải tiêu tốn tuy nhiên công tác quản lý, theo dõi hoạt động in ấn khó thực hiện và hầu như không được quan tâm. Những hiện tuợng in trùng, in nhầm, in những tài liệu không cần thiết không phải là chuyện hiếm thấy mà đôi khi lại trở thành thói quen xấu đáng phải quan tâm trong nhân viên. Chính vì vậy, giám sát việc in ấn, kiểm soát chi phí in ấn hàng tháng là một công tác cần phải triển khai ngay để thấy rằng hàng tháng doanh nghiệp bạn có thể tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể.

Làm thế nào để theo dõi chi phí in ấn ?

     Hầu hết các dòng máy in trên thị trường hiện nay đều không có phần mềm quản lý in ấn đi kèm hoặc có đi kèm trên các máy in có giá rất đắt, do đó để quản trị in ấn các nhà quản lý phải bỏ chi phí trang bị cho phòng IT hay phải mua “phần mềm quản lý in ấn” như PaperCut Print (giá 415$ - dưới 10 người dùng), Print Manager Plus (395$ - dưới 10 người dùng)…hoặc dùng bản crack thì nguy cơ bị nhiễm Virust, Trojan làm ảnh hưởng đến mạng nội bộ công ty làm ngưng trệ hoạt động mạng, đôi khi còn bị phạt bởi đoàn kiểm tra bản quyền phần mềm.
Như vậy, nhìn vào giá các phần mềm quản lý in ấn thì số tiền doanh nghiệp bỏ ra không phải nhỏ để khi muốn kiểm soát chi phí in.
Vậy đâu là giải pháp ?
      Hãng OKI đã mạnh dạn áp dụng thử nghiệm tính năng quản lý in ấn cho các dòng máy in của mình bằng hệ thống quản lý online. Bài viết này mình sẽ giới thiệu tới mọi người trình quản lý Online việc in ấn và tối ưu các thiết lập của máy in OKI (thử nghiệm trên OKI MB472dnw).

Bước 1 : Bạn nhập địa chỉ IP của máy in OKI bạn đang sử dụng vào địa chỉ trên Trình duyệt Web :


Bước 2: Sau đó bạn chọn mục "Administrator Login" sau đó đăng nhập với User : root , Pass : aaaaaa để vào quyền Admin quản lý : ( User và Pass đăng nhập các dòng máy in OKI khác bạn xem chi tiết tại đây )
     

- Giao diện sau khi đăng nhập bạn có thể View được chỉ số trang đã in, số trang đã Scan và Fax tại Tab "Counter" và "Usage Report" : 




- Click vào Tab "Supplies Life" để kiểm tra trạng thái mực cũng như trạng thái cụm trống để có phương án dự phòng thay thế sớm tránh trường hợp hết mực khi đang in ấn tài liệu quan trọng.


- Click Tab "Paper Setup" để thiết lập chế độ giấy in cũng như định lượng giấy phù hợp.


 

- Tại Tab "Admin Setting" bạn có thể thiết lập các chế độ Scan, Fax, Coppy cũng như thiết lập IP Address hay mang Wireless 

- Các Links Download Driver và Firmware hỗ trợ dòng máy. 

Ngoài trình quản lý Online thì hãng OKI còn cung cấp phần mềm miễn phí "Print Job Accounting " để hỗ trợ người dùng tối ưu nhất.

Kết luận:

     Với những tính năng mạnh mẽ và đặc biệt hỗ trợ miễn phí tạo ưu thế cho riêng mình, OKI xứng đáng là chiếc máy in đầu tiên nghĩ đến khi có nhu cầu mua máy in mới và với chính sách đổi cũ lấy mới của OKI tại Việt Nam, bạn hoàn toàn có thể thay thế chiếc máy in cũ kĩ tốn kém ở nhà/văn phòng của bạn với OKI với chi phí hợp lý nhất.

Tham khảo thêm các dòng máy in OKI mới nhất tại đây.