Dịch vụ scan tài liệu chỗ khách hàng

| Dịch vụ Số hóa tài liệu
755
Dịch vụ scan tài liệu chỗ khách hàng
1. Scan tài liệu là gì:

​​Theo cách hiểu thông thường, scan tài liệu là quá trình chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan tài liệu, máy in, máy photocopy có tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan trên smartphone. Có nhiều công cụ để thực hiện công việc scan tài liệu nhưng máy scan là thiết bị rất quan trọng để thực hiện việc này.

2. Scan tài liệu theo tiêu chuẩn số hóa:

Scan tài liệu theo theo tiêu chuẩn số hóa hay số hóa tài liệu là việc thực hiện số hóa các loại tài liệu được lưu trữ dưới dạng file nền: giấy, phim ảnh, tài liệu âm thanh…(trong đó, đa số tài liệu được lưu dưới dạng giấy). Việc số hóa nhằm giúp lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và đem lại sự an toàn cao.
 

Theo luật lưu trữ Quốc hội vào ngày 11/ 11/ 2011 đã được quy định về vấn đề “tài liệu lưu trữ điện tử”, không xét quy định đến tài liệu lưu trữ số hóa cho biết:

Các doanh nghiệp hay tổ chức có thể tóm tắt lại tài liệu điện tử ở dạng bản ghi được tạo ra, chuyển giao, gửi hay lưu trữ có sử dụng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử lúc này được xuất phát từ hai nguồn chính: 

Nguồn 1: Bản ghi lại các dữ liệu khởi tạo từ đầu.

Nguồn 2: Bản ghi lại các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống

Dưới đây là những đặc điểm cụ thể của tài liệu lưu trữ điện tử khi đã được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên nền giấy
  • Định dạng Protable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
  • Ảnh màu 
  • Độ phân giải tối thiểu là 200dpi
  • Tỷ lệ số hóa: 100
          - Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa:
          - Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu 
          - Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, có định dạng Protable Network Graphics (.png) 
          - Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian đăng ký ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601)
  • Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm

3. Lợi ích của việc lưu trữ tài liệu điện tử:
 
  • Lưu trữ các tài liệu quan trọng 
Trong cơ quan, doanh nghiệp, thư viện có rất nhiều các loại tài liệu quan trọng và quý hiếm cần được sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận để có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hoặc tránh trường hợp bị thất lạc, hư hỏng. Chính vì công dụng này nên máy scan tài liệu, sách trở nên cần thiết hơn bao giờ hết 
Sử dụng máy scan tài liệu để số hóa tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.
  • Bảo mật thông tin an toàn 
Lưu trữ thông tin ở dạng điện tử thông  qua scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét  sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật.
  • Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện
Máy quét tài liệu giúp chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn. Bên cạnh đó, nhiều máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba. Chính vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.
  •  Điều hành công việc hiệu quả, truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi trong thời đại "di động"
  •  Bảo quản tài liệu gốc (phòng trường hợp mất tài liệu trong trường hợp khẩn cấp như hỏa hoạn, thiên tai);
  •  Bảo vệ môi trường (tiết kiệm giấy, mực in).

4. Dịch vụ scan tài liệu tại chỗ giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp

  • Khối lượng tài liệu lớn
  • Chủng loại tài liệu hỗn hợp: nhiều kích cỡ, mới cũ lẫn nhau
  • Không đủ nhân sự để thực hiện
  • Không có đủ máy scan ....

Giải pháp thuê dịch vụ quét tài liệu của Vietbis sẽ giúp khách hàng giải quyết những bất cập trên với chi phí rất tiết kiệm.​
  • Vietbis có đa dạng các máy quét màu tự động 2 mặt + mặt gương ( ADF + Flatbed) tốc độ cao từ 40 tờ/phút, công suất >= 3.000 tờ/ngày
  • Vietbis có đủ các máy quét khổ A4, A3, A2 đến A0 để quét các tài liệu bản vẽ, sơ đồ ...
  • Vietbis có các máy quét chụp từ trên cao để quét các tài liệu là sách, báo, tạo chí...mà không xâm hại đến tài liệu
  • Vietbis có các máy quét đặc thù phục vụ các dự án xây dựng cơ sở liệu quốc gia như CSDL dân cư, đất đai...
  • Vietbis có nhân sự giàu kinh nghiệm đã kinh qua nhiều dự án số hóa lớn..
Mọi chi tiết về dịch vụ quét tài liệu trực tiếp, vui lòng liên hệ - 0986 794786




 


Sản phẩm liên quan


Bình luận