Tổng Bí thư Tô Lâm đã từng nhấn mạnh: "Chúng ta đang đứng trước yêu cầu phải có một cuộc cách mạng với những cải cách mạnh mẽ, toàn diện để điều chỉnh quan hệ sản xuất, tạo động lực mới cho phát triển. Đó là cuộc cách mạng chuyển đổi số." Trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, xây dựng dữ liệu điện tử chính là bước đi nền móng cốt lõi. Nguồn dữ liệu này được tạo lập từ việc quét (scan) tài liệu giấy lưu trữ thành các tệp tin chuẩn quy định, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tối ưu hóa dòng chảy thông tin của mọi tổ chức, doanh nghiệp.
Theo cách hiểu thông thường, scan tài liệu là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ các văn bản giấy (hợp đồng, tạp chí, hồ sơ hành chính,...) hoặc hình ảnh vật lý thành các định dạng tệp tin số (PDF, JPEG, TIFF) để lưu trữ và xử lý trên máy tính, điện thoại di động
Công việc này được thực hiện thông qua các thiết bị phần cứng như máy quét tài liệu (máy scan chuyên dụng), máy photocopy đa chức năng, hoặc thông qua ứng dụng scan trên smartphone. Trong đó, một hệ thống máy quét tài liệu chuyên dụng đóng vai trò tiên quyết quyết định tốc độ và chất lượng của dữ liệu đầu ra.
2. Tiêu chuẩn số hóa tài liệu lưu trữ điện tử?
Scan tài liệu theo tiêu chuẩn số hóa (hay số hóa tài liệu) là việc chuyển đổi các loại tài liệu lưu trữ dạng nền vật lý (giấy, phim ảnh, tài liệu âm thanh,...) sang dữ liệu số. Quy trình này giúp doanh nghiệp tối ưu không gian, bảo quản hồ sơ vĩnh viễn và khai thác thông tin với độ an toàn cao nhất.
Theo Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ điện tử được hình thành từ hai nguồn chính:
Theo Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ điện tử được hình thành từ hai nguồn chính:
- Nguồn 1: Bản ghi lại các dữ liệu được khởi tạo trực tiếp từ ban đầu trên môi trường điện tử.
- Nguồn 2: Bản ghi điện tử được số hóa từ các tài liệu truyền thống (nền giấy).
- Định dạng file: Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
- Chế độ quét: Ảnh màu (Color mode).
- Độ phân giải: Tối thiểu từ 200 dpi trở lên.
- Tỷ lệ số hóa: Đạt 100% kích thước thực tế.
- Quy chuẩn tên file: Bao gồm (Mã hồ sơ).(Số thứ tự văn bản trong hồ sơ)
- Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu số hóa:
- Vị trí hiển thị: Góc trên, bên phải, trang đầu tiên của tài liệu.
- Hình ảnh hiển thị: Dấu đỏ của cơ quan, tổ chức với kích thước thực tế, sử dụng định dạng Portable Network Graphics (.png).
- Thông tin đi kèm: Tên cơ quan/tổ chức, thời gian đăng ký chính xác (ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601).
.png)
3. Top 5 lợi ích vượt trội khi số hóa tài liệu của doanh nghiệp
Ứng dụng công nghệ quét tài liệu mang lại giá trị cốt lõi: tiết kiệm chi phí, tiết kiệm nhân sự, tiết kiệm thời gian cho bộ máy vận hành:
- Bảo tồn tài liệu gốc quý hiếm: Giảm thiểu tối đa nguy cơ rách nát, hư hỏng hoặc thất lạc hồ sơ quan trọng (nhân sự, kế toán, hợp đồng). Đây là giải pháp an toàn tuyệt đối trước các sự cố bất khả kháng như hỏa hoạn hay thiên tai.
- Bảo mật thông tin tối đa: Tài liệu số hóa dưới dạng PDF kết hợp chữ ký số và hệ thống phân quyền truy cập nghiêm ngặt giúp bảo vệ bí mật kinh doanh, ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.
- Tra cứu và tìm kiếm thần tốc: Chuyển đổi hồ sơ sang tệp số giúp việc phân loại, sắp xếp khoa học hơn. Các dòng máy hiện đại hỗ trợ tích hợp đám mây, email giúp nhân sự truy cập thông tin từ xa mọi lúc mọi nơi.
- Tối ưu hóa không gian & nâng cao hiệu suất: Giải phóng hàng tấn tủ tài liệu cồng kềnh, giảm 90% chi phí in ấn vật lý, giúp nhà quản lý điều hành công việc linh hoạt trong thời đại số.
- Kiến tạo văn phòng xanh: Tiết kiệm tối đa mức tiêu thụ giấy và mực in, đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
4. Dịch vụ scan tài liệu tại chỗ (On-site) tối ưu chi phí từ Vietbis
Dịch vụ quét tài liệu tại chỗ (On-site scanning service) là giải pháp trọn gói: VIETBIS sẽ cung cấp toàn bộ thiết bị quét chuyên dụng hiện đại và cử đội ngũ nhân sự chuyên môn cao trực tiếp đến văn phòng của quý khách để thực hiện quét tài liệu.
Giải pháp này loại bỏ hoàn toàn rủi ro thất lạc thông tin khi phải vận chuyển hồ sơ ra bên ngoài, đáp ứng hoàn hảo tiêu chuẩn bảo mật cho các cơ quan chính phủ, ngân hàng, bệnh viện và tập đoàn lớn.
Quy trình triển khai dịch vụ chuẩn B2B tại VIETBIS:
- Khảo sát & đánh giá: Phân tích khối lượng tài liệu, định dạng file yêu cầu và thời gian bàn giao.
- Triển khai thiết bị phần cứng: Vận chuyển hệ thống máy scan chuyên dụng, phần mềm bóc tách dữ liệu đến tận nơi.
- Vận hành quét tài liệu: Nhân sự VIETBIS tiến hành gỡ ghim, làm phẳng, quét, xử lý hình ảnh (cắt cạnh lỗi, tăng độ rõ nét văn bản).
- Nghiệm thu và chuyển giao: Bàn giao file số hóa (PDF, TIFF, OCR) lên hệ thống lưu trữ hoặc máy chủ của khách hàng, hoàn trả hồ sơ gốc về trạng thái nguyên vẹn ban đầu
Với hơn 15 năm kinh nghiệm tiên phong trong ngành thiết bị văn phòng, VIETBIS tự tin đáp ứng mọi dự án số hóa quy mô lớn nhờ hệ thống hạ tầng công nghệ mạnh mẽ
- Đa dạng dòng máy công suất lớn: Sở hữu dàn máy quét màu tự động 2 mặt (khay nạp ADF + mặt gương Flatbed) với tốc độ từ 40 tờ/phút, công suất bền bỉ trên 3.000 tờ/ngày.
- Xử lý mọi khổ tài liệu đặc thù: Đầy đủ thiết bị chuyên dụng quét từ khổ A4, A3 cho đến khổ lớn A2, A0 phục vụ các bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ kiến trúc.
- Công nghệ quét bảo tồn sách cổ: Trang bị dòng máy quét chụp từ trên cao (Overhead scanner) giúp số hóa sách, báo, tạp chí lưu trữ một cách nhẹ nhàng mà không gây tổn hại đến gáy hay cấu trúc tài liệu.
- Hỗ trợ dự án Quốc gia: Cung cấp các dòng máy quét chuyên dụng chuyên sâu phục vụ các chiến dịch xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDL dân cư, CSDL đất đai, hộ tịch,...).
- Đội ngũ chuyên gia thực chiến: Nhân sự giàu kinh nghiệm, tác phong chuyên nghiệp, am hiểu quy trình bảo mật và kỹ thuật xử lý hình ảnh đỉnh cao
5. Các danh mục tài liệu Vietbis chuyên số hóa:
| Tài liệu văn phòng doanh nghiệp |
|
| Hồ sơ pháp lý nội bộ |
|
| Hồ sơ y tế & bệnh viện |
|
| Tài liệu học thuật & nghiên cứu |
|
| Tài liệu lưu trữ lịch sử |
|
Liên hệ với VIETBIS ngay hôm nay để được khảo sát và báo giá miễn phí:
Đừng để hàng tấn giấy tờ cồng kềnh làm chậm tốc độ phát triển doanh nghiệp của bạn
- CÔNG TY TNHH VIỆT BIS
- Hotline tư vấn dịch vụ: 089 6688 636
- Địa chỉ văn phòng: 96A Phố Định Công, Phương Liệt, Hà Nội
- Website chính thức: Vietbis.vn
