Số hóa tài liệu không chỉ là xu hướng mà đang trở thành yêu cầu tất yếu đối với các doanh nghiệp trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ trên quy mô toàn cầu. Số hóa giúp giải quyết nhiều vấn đề nhức nhối trong nội tại doanh nghiệp. Để đi lên chuyển đổi số, có 3 vấn đề doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ: Hạ tầng số; Số hoá hệ thống quản lý quản trị; Số hoá tư liệu sản xuất.
Số hóa tài liệu để đi trước đối thủ một bước. Đồng thời xây dựng mô hình quản trị thông minh, gia tăng năng suất, gia tăng trải nghiệm khách hàng, phát triển dịch vụ mới. Số hóa tài liệu để hạn chế in ấn giấy tờ, số hóa quy trình giao việc và tối giản vận hành với giải pháp trên nền tảng đám mây…
I. Lợi ích của số hóa tài liệu:
Nếu bạn còn đang tìm lí do để trì hoãn việc số hóa tài liệu cho doanh nghiệp của mình, thì dưới đây là 6 lý do để bạn phải ngay lập tức hành động giúp cho doanh nghiệp của mình không tụt lại phía sau:
Số hóa tài liệu để đi trước đối thủ một bước. Đồng thời xây dựng mô hình quản trị thông minh, gia tăng năng suất, gia tăng trải nghiệm khách hàng, phát triển dịch vụ mới. Số hóa tài liệu để hạn chế in ấn giấy tờ, số hóa quy trình giao việc và tối giản vận hành với giải pháp trên nền tảng đám mây…
I. Lợi ích của số hóa tài liệu:
Nếu bạn còn đang tìm lí do để trì hoãn việc số hóa tài liệu cho doanh nghiệp của mình, thì dưới đây là 6 lý do để bạn phải ngay lập tức hành động giúp cho doanh nghiệp của mình không tụt lại phía sau:
- Tiết kiệm chi phí in ấn & không gian lưu trữ: Hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức càng lâu thì càng cần phải có kho đủ lớn để lưu trữ tài liệu giấy. Nhiều khi phải thuê thêm kho lưu trữ bên ngoài. Vì vậy, số hoá tài liệu sẽ giải quyết được bài toán về không gian lưu trữ và giảm chi phí lưu trữ.
- Lưu trữ, tìm kiếm & chia sẻ tài liệu nhanh chóng, dễ dàng: Tạo và lưu tài liệu dưới dạng tệp điện tử sẽ giúp bạn tìm kiếm dễ dàng hơn rất nhiều khi tìm từ hồ sơ giấy. Hơn nữa Bạn có thể tìm kiếm chi tiết đến từng từ khoá
- Điều hành công việc hiệu quả, truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi trong thời đại "di động": Bằng cách số hoá tài liệu, dữ liệu tài liệu được lưu trữ trên đám mây, máy tính chủ sẽ giúp cho việc chia sẻ đễ dàng hơn. Chia sẻ với nhiều người giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh nhất và việc kiểm tra thúc đẩy công việc cũng kịp thời.
- Bảo quản tài liệu gốc (phòng trường hợp mất tài liệu trong trường hợp khẩn cấp như hỏa hoạn, thiên tai): Không chỉ giúp việc chia sẻ thông tin một cách dễ dành, nhanh, số hoá tài liệu còn giúp ngăn chặn nguy cơ mất thông tin. Dữ liệu số hoá được lưu trữ trên đám mây, máy tính chủ được bảo mật cao. Đồng thời nó giải quyết một thực trạng vấn đề không ai biết ai có nó. Hơn nữa còn tránh được rủi đô thiên tai, hoả hoạn.
- Bảo vệ môi trường (tiết kiệm giấy, mực in): Thúc đẩy quá trình xây dựng môi trường làm việc không giấy tờ.
☼ Tham khảo: Quy chuẩn và quy trình số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu theo chuẩn số hóa
Thế nào là số hóa tài liệu theo chuẩn số hóa? Sau đây là quy chuẩn số hóa tài liệu mà bạn cần biết trước khi triển khai số hóa tài liệu.
- Ảnh màu: Tất cả các trang tài liệu phải được scan chế độ màu.
- Độ phân giải: Tối thiểu 200dpi.
- Định dạng file PDF/A: Dữ liệu của doanh nghiệp đương nhiên không thể cho phép chỉnh sửa hoặc thêm bớt nội dung. Định dạng PDF/A được coi là định dạng chuẩn số hóa nhờ đáp ứng được yêu cầu đó. Bạn không thể chỉnh sửa ký tự, thêm nội dung hoặc thêm trang trong file PDF được số hóa kể cả dùng phần mềm chuyên nghiệp như Adobe Acrobat hoặc Foxit PDF Editor.
- Hỗ trợ tính năng PDF Searchable: Có thể dễ dàng tìm kiếm được các thông tin bên trong file PDF.
- Hỗ trợ nhận dạng OCR tiếng Việt (nhận diện được văn bản tiếng Việt). Đây là một yêu cầu cao cấp và ít đơn vị thực hiện dịch vụ số hóa có thể đáp ứng được.
VIETBIS cung cấp dịch vụ quét tài liệu chuẩn số hóa:
Chúng tôi đã từng cung cấp dịch vụ quét tài liệu phục vụ các dự án số hoà tài liệu trực tiếp cho khách hàng doanh nghiệp cũng như các nhà thầu. VIETBIS cam kết cung cấp dịch vụ theo các tiêu chuẩn sau:
- Tuân thủ các quy trình được đặt ra giữa các bên và các quy trình chuẩn số hóa.
- Đảm bảo được tính toàn vẹn của tài liệu.
- Bảo mật của thông tin, bởi chúng tôi hiểu rằng Dữ liệu chính là tài sản lớn nhất đối với doanh nghiệp.
 |
 |
II. Dịch vụ quét tài liệu của Vietbis:
1. Số hoá sách không xâm hại: Tất cả các loại sách từ sách tổng hợp, tạp chí, sách cũ...đều có thể chuyển sang file PDF mà không cần phải tháo gáy. Chúng tôi lựa chọn thiết bị quét ( máy scan) phù hợp để không xâm hại đến tài liệu
.jpg)
2. Số hoá tài liệu giấy: Chúng tôi đáp ứng mọi nhu cầu quét tài liệu giấy và tạo dựng các tập file PDF hay định dạng khác theo tiêu chuẩn số hoá . Các tài liệu giấy như biên bản, hợp đồng, tài liệu kế toán, hồ sơ nhân sự, tài liệu bán hàng...
Vietbis cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu theo những hình thức sau:
- Số hoá tài liệu tại chỗ khách hàng : Vietbis sẽ tiến hành khảo sát hiện trạng tài liệu, lên dự toán kinh phí, ký kết hợp đồng, trển khai lắp đặt các máy scan, máy tính và các phụ kiện cần thiết và triển khai quét tài liệu tại nơi trụ sở của khách hàng.
- Số hoá tài liệu tại văn phòng Vietbis: Khách hàng đóng tài liệu cẩn thận gửi đến VPGD của Vietbis. Sau khi nhận, kiểm tra tài liệu Vietbis sẽ thực hiện quét tài liệu bằng máy scan phù hợp. Lưu file theo đúng định dạng, cấu trúc tệp yêu cầu. Kiểm tra và hiệu chỉnh hình ảnh sau khi quét. Lưu trữ file tài liệu bằng phương tiện phù hợp ổ cứng, đĩa...và tiến hành bàn giao gửi lại khách hàng.
3. Số hoá bản vẽ, bản đồ, hồ sơ thiết kế:
- Bản vẽ thiết kế
- Bản vẽ hoàn công
- Sơ đồ, lược đồ, bản đồ
- Báo, tạp chí...
Chúng tôi có đầy đủ, đa dạng các loại máy quét cho từng kích thước và loại tài liệu chẳng hạn như loại máy quét từ trên cao khổ A2 như Viisan S21, máy quét tự động A0 chuyên dụng của hãng Colortrac để thực hiện công việc với chi phí thấp và trong thời gian nhanh nhất.
.jpg)
4. Số hoá tranh, tác phẩm nghệ thuật:
Tham khảo: Plustek A320 series: Scan tạp chí, tranh ảnh, số hóa chuyên nghiệp
Tham khảo: Plustek A320 series: Scan tạp chí, tranh ảnh, số hóa chuyên nghiệp
5. Số hóa hồ sơ bệnh án
Tham khảo: Dịch vụ số hóa hồ sơ bệnh án tại bệnh viện, phòng khám
Tham khảo: Dịch vụ số hóa hồ sơ bệnh án tại bệnh viện, phòng khám
☼ Hotline tư vấn dịch vụ số hóa tài liệu: 089 6688 636 - 0986794786
.jpg)