Trong quá trình làm việc, các công ty luật thường phải tiếp nhận và lưu trữ một lượng lớn tài liệu giấy như hồ sơ vụ án, hợp đồng, giấy tờ doanh nghiệp, hồ sơ đất đai hay chứng cứ do khách hàng cung cấp. Khi hồ sơ ngày càng nhiều, việc chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng điện tử giúp giảm áp lực lưu trữ và thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm, tra cứu.
Bên cạnh nhu cầu lưu trữ nội bộ, số hóa hồ sơ cũng đang trở thành một phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của lĩnh vực tư pháp.
Số hóa hồ sơ pháp lý ngày càng được chú trọng như theo thông tư liên tịch 12/2026/TTLT-BCA-BQP-TANDTC-VKSNDTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 quy định về phối hợp số hóa hồ sơ, ký số, kết nối và chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành án hình sự. Trong đó, dữ liệu và tài liệu điện tử được yêu cầu bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác, thống nhất và có khả năng khai thác, sử dụng.
Mặc dù phạm vi của Thông tư tập trung vào hoạt động thi hành án hình sự, đây cũng là một trong những dấu hiệu cho thấy xu hướng chuyển đổi hồ sơ giấy thành dữ liệu điện tử đang ngày càng được quan tâm trong lĩnh vực pháp lý và tư pháp.
Những loại hồ sơ công ty luật thường cần số hóa
Tùy vào lĩnh vực chuyên môn, một văn phòng hoặc công ty luật có thể phải xử lý nhiều nhóm tài liệu khác nhau, chẳng hạn:
- Hồ sơ vụ án, hồ sơ tranh chấp và tài liệu tố tụng.
- Hợp đồng, phụ lục, biên bản và các tài liệu giao dịch.
- Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
- Hồ sơ lao động và tài liệu nhân sự.
- Hồ sơ đất đai, nhà ở và bất động sản.
- Hồ sơ M&A và tài liệu phục vụ Due Diligence.
- Chứng cứ, tài liệu do khách hàng cung cấp.
- CCCD, hộ chiếu và các giấy tờ nhận dạng.
- Hồ sơ lưu trữ lâu năm cần chuyển sang PDF để tra cứu.
Đối với phần lớn hồ sơ văn phòng có kích thước A4, máy scan có ADF và khả năng quét hai mặt tự động sẽ giúp xử lý nhanh các tập tài liệu nhiều trang.
Máy scan chuyên dụng giúp xử lý hồ sơ nhanh hơn
Nếu chỉ scan một vài tài liệu mỗi ngày, máy scan văn phòng thông thường có thể đáp ứng nhu cầu. Tuy nhiên, khi phải số hóa hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn trang hồ sơ, thiết bị scan chuyên dụng sẽ phù hợp hơn.
Các tính năng như nạp giấy tự động, scan hai mặt, tốc độ cao và xử lý hình ảnh giúp giảm đáng kể thao tác thủ công trong quá trình số hóa.
Một số model có thể tham khảo cho hồ sơ pháp lý:
| Model | Khổ giấy | Tốc độ | Phù hợp với |
|---|---|---|---|
Fujitsu fi-7140 |
A4 | 40 tờ/phút | Hồ sơ vụ án, hợp đồng, hồ sơ doanh nghiệp và tài liệu A4 số lượng lớn |
| Fujitsu fi-7125 |
A4 | 25 tờ/phút | Hợp đồng, hồ sơ khách hàng, giấy tờ pháp lý và tài liệu văn phòng |
Ricoh fi-800R |
A4 | 40 tờ/phút | Hồ sơ hỗn hợp, tài liệu dày, hộ chiếu và giấy tờ cá nhân |
Ricoh ScanSnap iX2400 |
A4 | 45 tờ/phút | Văn phòng luật cần số hóa nhanh các tập hồ sơ A4 |
Việc lựa chọn máy nên dựa trên khối lượng tài liệu thực tế, loại giấy, kích thước hồ sơ và yêu cầu về thời gian hoàn thành thay vì chỉ dựa vào tốc độ scan.
Thuê máy scan khi có dự án số hóa lớn
Không phải công ty luật nào cũng cần đầu tư một máy scan chuyên dụng để sử dụng liên tục. Nhu cầu cao có thể chỉ xuất hiện trong một số thời điểm, chẳng hạn khi tiếp nhận một vụ án lớn, thực hiện Due Diligence, rà soát hồ sơ doanh nghiệp hoặc cần số hóa kho tài liệu trong thời gian ngắn.
Trong trường hợp này, thuê máy scan theo ngày, tuần hoặc theo thời gian thực hiện dự án có thể là giải pháp linh hoạt hơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng thiết bị có công suất phù hợp trong đúng thời gian cần thiết mà không phải đầu tư máy cho nhu cầu phát sinh không thường xuyên.
--------------------------------------------------------------
Vietbis là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp số hóa tài liệu cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức trên toàn quốc.
- Dịch vụ cho thuê máy scan theo dự án - Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói
- Kỹ thuật viên của Việt Bis trực tiếp giao máy, lắp đặt và hướng dẫn chi tiết quy trình vận hành cho cán bộ phụ trách tại văn phòng đơn vị.
- Hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt thời gian thuê, đảm bảo máy móc hoạt động ổn định, không làm gián đoạn tiến độ công việc.
