.jpg)
Cùng với quá trình chuyển đổi số ngành giáo dục, lượng lớn hồ sơ được lưu trữ dưới dạng giấy đang từng bước được chuyển sang dữ liệu điện tử. Học bạ, bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ và hồ sơ học sinh là những nhóm tài liệu cần được số hóa để thuận tiện cho việc lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin.
Theo lộ trình được Bộ Giáo dục và Đào tạo báo cáo, dữ liệu học bạ, văn bằng và chứng chỉ đang được từng bước số hóa, kết nối với các nền tảng dùng chung. Trong kế hoạch năm 2026, mục tiêu được đặt ra là số hóa 100% dữ liệu văn bằng của người học từ năm 1970 trở lại đây.
Đây là khối lượng dữ liệu rất lớn, đặc biệt tại các trường học, cơ sở giáo dục và đơn vị quản lý có hồ sơ được lưu trữ qua nhiều năm. Do đó, bên cạnh quy trình số hóa, thiết bị scan phù hợp với từng loại tài liệu cũng đóng vai trò quan trọng.
Vậy những hồ sơ giáo dục nào cần số hóa học bạ và nên sử dụng máy scan nào? Cùng Vietbis tìm hiểu chi tiết.
Vì sao cần số hóa học bạ, bảng điểm và văn bằng?
Việc chuyển hồ sơ giấy thành dữ liệu điện tử mang lại nhiều thuận lợi cho công tác quản lý và khai thác thông tin giáo dục.
Một số lợi ích chính có thể kể đến:
- Lưu trữ lâu dài: Hạn chế nguy cơ tài liệu giấy bị rách, mất, ẩm mốc hoặc xuống cấp theo thời gian.
- Tra cứu thuận tiện: Thông tin học sinh, sinh viên, học bạ, bảng điểm hay văn bằng có thể được tìm kiếm nhanh trên hệ thống.
- Hỗ trợ xây dựng hồ sơ học tập số: Dữ liệu sau khi số hóa có thể được tổ chức và khai thác trên các nền tảng giáo dục.
- Quản lý văn bằng, chứng chỉ: Dữ liệu văn bằng đã cấp có thể được lưu trữ để phục vụ đối chiếu, kiểm tra và xác thực.
- Kết nối dữ liệu: Tạo cơ sở để các đơn vị từng bước quản lý và khai thác dữ liệu giáo dục tập trung.
Những loại hồ sơ giáo dục nào có thể số hóa?
Tùy vào chức năng và nhu cầu lưu trữ, mỗi đơn vị có thể triển khai số hóa một hoặc nhiều nhóm tài liệu.
Các hồ sơ thường gặp gồm:
- Học bạ học sinh, sinh viên.
- Sổ điểm, bảng điểm và các loại sổ theo dõi kết quả học tập.
- Văn bằng, chứng chỉ.
- Sổ gốc cấp bằng và hồ sơ liên quan đến văn bằng.
- Hồ sơ học sinh, sinh viên.
- Hồ sơ cán bộ, giáo viên.
- Bài thi và phiếu trả lời trắc nghiệm.
- Sổ sách, hồ sơ giáo dục được lưu trữ trong thời gian dài.
Trong thực tế, tài liệu giáo dục có nhiều dạng khác nhau. Có hồ sơ là tờ rời A4/A3, nhưng cũng có nhiều học bạ, sổ điểm hoặc sổ lưu trữ được đóng quyển. Một số tài liệu cũ còn có tình trạng giấy mỏng, cong, dễ rách hoặc không thuận tiện khi đưa qua máy scan ADF.
Vì vậy, việc lựa chọn thiết bị cần dựa trên đặc điểm của hồ sơ thực tế, thay vì chỉ dựa vào tốc độ scan.
Lựa chọn máy scan cho hồ sơ đóng quyển và tài liệu giáo dục
Với tài liệu đóng quyển hoặc cần hạn chế tác động lên bản gốc, có thể lựa chọn các dòng máy scan chuyên dụng như Viisan S21 và Viisan S48.
| Máy scan | Phù hợp với | Điểm nổi bật |
| Viisan S21 | Học bạ, sổ điểm, văn bằng, chứng chỉ, tài liệu A3/A4 | Dạng phẳng, phù hợp scan tài liệu đóng quyển và tài liệu khổ lớn |
| Viisan S48 Duo | Học bạ, sách, sổ điểm, hồ sơ đóng quyển | Scan dạng đứng, hỗ trợ làm phẳng trang cong và xử lý hình ảnh ngón tay |
| Máy scan ADF | Hồ sơ tờ rời số lượng lớn | Nạp giấy tự động, phù hợp tài liệu đã tháo ghim và phân loại |
Vietbis là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp số hóa tài liệu cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức trên toàn quốc.
- Dịch vụ cho thuê máy scan theo dự án - Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói
- Kỹ thuật viên của Việt Bis trực tiếp giao máy, lắp đặt và hướng dẫn chi tiết quy trình vận hành cho cán bộ phụ trách tại văn phòng đơn vị.
- Hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt thời gian thuê, đảm bảo máy móc hoạt động ổn định, không làm gián đoạn tiến độ công việc.
