Hồ sơ Đảng viên có đặc điểm khá đặc thù khi chứa nhiều loại tài liệu với chất liệu, kích thước và tình trạng khác nhau. Bên cạnh các văn bản tờ rời có thể đưa qua khay nạp tự động ADF, hồ sơ còn có thể chứa ảnh thẻ, giấy mỏng, tài liệu cũ, giấy dày hoặc các quyển lý lịch đóng gáy cần giữ nguyên trạng.
Vì vậy, chỉ sử dụng một loại máy scan cho toàn bộ hồ sơ có thể gây khó khăn trong quá trình xử lý. Một giải pháp linh hoạt hơn là kết hợp Ricoh fi-8270 với Viisan DL24, trong đó mỗi thiết bị đảm nhiệm một nhóm tài liệu phù hợp.
1. Vì sao số hóa hồ sơ Đảng cần máy scan có Flatbed?
Theo đặc điểm tài liệu trong hồ sơ Đảng và danh mục tại Mẫu 12-HSĐV, không phải giấy tờ nào cũng phù hợp để đưa trực tiếp vào ADF.
Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Ảnh thẻ dập ghim trên hồ sơ: Nếu đưa cả tài liệu có ảnh nổi qua đường dẫn ADF, ảnh hoặc giấy có thể bị ảnh hưởng trong quá trình kéo.
- Giấy cũ, rách hoặc quá mỏng: Tài liệu lưu trữ lâu năm có thể trở nên giòn, dễ rách hoặc nhàu khi đi qua hệ thống cuốn giấy.
- Giấy khen, bằng khen hoặc tài liệu định lượng dày: Một số loại giấy cứng, có bề mặt đặc biệt không thuận tiện khi đưa qua ADF.
Trong những trường hợp này, Flatbed là phương án xử lý phù hợp. Người vận hành chỉ cần mở nắp máy, đặt tài liệu trực tiếp lên mặt kính và thực hiện quét.
Các dòng như Fujitsu fi-7260, fi-7280 trước đây đã được sử dụng cho mô hình kết hợp ADF và Flatbed. Với văn bản thông thường, tài liệu được đưa vào khay ADF; với giấy tờ cần thao tác riêng, có thể chuyển sang mặt kính mà không phải thay đổi sang một thiết bị khác.
2. Ricoh fi-8270 - Kết hợp ADF và Flatbed trong một thiết bị
Ricoh fi-8270 tiếp tục mô hình máy scan kết hợp giữa khay nạp tự động và mặt kính phẳng, phù hợp với các quy trình số hóa có nhiều loại tài liệu.
-
Quét ADF tốc độ cao: Ricoh fi-8270 có tốc độ quét khoảng 70 tờ/phút, tương đương 140 trang/phút khi quét hai mặt. Với các tập quyết định, nghị quyết, bản kiểm điểm hoặc phiếu bổ sung có số lượng lớn, ADF giúp giảm đáng kể thời gian thao tác thủ công.
-
Flatbed xử lý tài liệu đặc thù: Khi gặp tài liệu không phù hợp với ADF, người vận hành có thể chuyển sang mặt kính phẳng trên máy. Tài liệu được đặt trực tiếp trên kính, giúp hạn chế việc phải đưa những giấy tờ nhạy cảm qua cơ cấu kéo giấy.
-
Cảm biến hình ảnh Clear Image Capture: Công nghệ cảm biến hình ảnh trên fi-8270 hỗ trợ tái tạo hình ảnh tài liệu rõ nét, phục vụ việc lưu trữ các nội dung như chữ viết tay, chữ ký và dấu mộc.
-
Hỗ trợ bảo vệ tài liệu khi nạp giấy: Fi-8270 được trang bị các cơ chế phát hiện và kiểm soát tình trạng nạp giấy, trong đó có iSOP, giúp máy phản ứng khi phát hiện dấu hiệu bất thường trong quá trình kéo giấy.
Nhờ đó, thiết bị có thể đảm nhiệm đồng thời hai nhiệm vụ: ADF cho tài liệu tờ rời và Flatbed cho những giấy tờ cần quét riêng.
3. Viisan DL24 - Xử lý lý lịch Đảng viên đóng gáy
Flatbed giải quyết tốt các tài liệu đơn lẻ nhưng không phải lựa chọn phù hợp cho những quyển lý lịch đóng gáy cần giữ nguyên cấu trúc.
Đối với Quyển Lý lịch của người xin vào Đảng và Quyển Lý lịch Đảng viên chính thức, Viisan DL24 sử dụng phương pháp quét Overhead từ phía trên, phù hợp với tài liệu đóng quyển.
-
Quét Overhead, không tác động trực tiếp vào gáy: Quyển tài liệu được đặt trên bàn đệm, sau đó camera thực hiện chụp từ phía trên. Cách thức này hạn chế việc kéo hoặc ép tài liệu qua cơ cấu cuốn giấy.
-
Camera 24MP: Độ phân giải 24MP giúp ghi lại các chi tiết trên trang tài liệu, bao gồm chữ viết tay, chữ nhỏ, chữ ký và dấu mộc.
-
Tự động xử lý độ cong trang giấy: Khi mở một quyển tài liệu, phần giấy gần gáy thường bị cong. Công nghệ Curve Flattening hỗ trợ hiệu chỉnh phần cong này để tạo hình ảnh phẳng và dễ đọc hơn. Phần mềm cũng hỗ trợ loại bỏ vùng ngón tay khi người vận hành cần giữ mép tài liệu trong lúc chụp.
-
Hỗ trợ bàn đạp chân: Với Foot Pedal, kỹ thuật viên có thể dùng chân để kích hoạt thao tác chụp, trong khi hai tay tập trung vào việc lật và giữ trang tài liệu.
4. Phân công thiết bị theo từng loại tài liệu
| Loại tài liệu | Thiết bị phù hợp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Quyển Lý lịch của người xin vào Đảng và Lý lịch Đảng viên đóng gáy | Viisan DL24 | Đặt tài liệu trên bàn đệm, lật từng trang và chụp Overhead |
| Quyết định, nghị quyết, bản kiểm điểm, phiếu bổ sung và văn bản tờ rời | Ricoh fi-8270 | Tháo ghim và đưa vào ADF để quét hai mặt |
| Tài liệu rách mép, giấy mỏng, ảnh dập ghim, giấy khen hoặc giấy dày | Flatbed của Ricoh fi-8270 | Mở nắp và đặt trực tiếp tài liệu lên mặt kính |
Cách phân công này giúp tận dụng ưu điểm của từng phương pháp quét thay vì cố gắng xử lý toàn bộ hồ sơ bằng một thiết bị duy nhất.
Đặc biệt, với các dự án có số lượng hồ sơ lớn, việc kết hợp ADF + Flatbed + Overhead giúp quy trình linh hoạt hơn khi gặp nhiều loại tài liệu khác nhau trong cùng một bộ hồ sơ.
--------------------------------------------------------------
Vietbis là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp số hóa tài liệu cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức trên toàn quốc.
- Dịch vụ cho thuê máy scan theo dự án - Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói
- Kỹ thuật viên của Việt Bis trực tiếp giao máy, lắp đặt và hướng dẫn chi tiết quy trình vận hành cho cán bộ phụ trách tại văn phòng đơn vị.
- Hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt thời gian thuê, đảm bảo máy móc hoạt động ổn định, không làm gián đoạn tiến độ công việc.
