Hợp đồng lao động là sự thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Đây là một loại giấy tờ vô cùng quan trọng vì thế nên nó sẽ cần được lưu trữ và bảo quản một cách cẩn thận để tránh bị hư hại đến chất lượng.
Tuy nhiên với các doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn thì số lượng hợp đồng cũng sẽ rất nhiều, cộng thêm các tài liệu khác của doanh nghiệp sẽ khiến cho việc lưu trữ bảo quản gặp khó khăn về vấn đề không gian lưu trữ, thời tiết, côn trùng,... Vì vậy số hóa hợp đồng lao động chính là giải pháp hoàn toàn phù hợp và mang lại lợi ích cao cho doanh nghiệp, đảm bảo sự phát triển vượt bậc của doanh nghiệp.
Việc số hóa hợp đồng lao động được hiểu đơn giản là chuyển các hợp đồng dạng giấy thành các file mềm để lưu trữ thay vì lưu trữ bằng các kho giấy vật lý như trước đây.
Các lợi ích khi thực hiện số hóa hợp đồng lao động đối với các doanh nghiệp:
- Đồng bộ hệ thống tài liệu của doanh nghiệp, từ đó giúp cho việc quản lý và tìm kiếm tài liệu của doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn.
- Tiết kiệm chi phí quản lý và vận hành kho lưu trữ
- Đồng thời thông tin của doanh nghiệp cũng sẽ được bảo mật cao hơn, tránh việc bị đánh cắp hay rò rỉ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
- Thay đổi cách lưu trữ hợp đồng lao động sẽ giúp việc cập nhật, bổ sung, sửa đổi thông tin hồ sơ của người lao động được dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn.
- Việc thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp sẽ đỡ tốn thời gian, công sức hơn, đảm bảo độ chính xác và minh bạch.
.jpg)
Điều gì sẽ xảy ra khi loại giấy tờ quan trọng như vậy không được bảo quản và lưu trữ cẩn thận?
- Đánh mất các giấy tờ hợp đồng quan trọng
- Tài liệu bị hư hỏng về mặt vật lý bởi các tác nhân từ môi trường, con người hay các loại côn trùng
- Khó khăn trong công tác kiểm tra, tìm kiếm hay bổ sung tài liệu.