5 cách giảm tác động môi trường khi in ấn và tiết kiệm chi phí
05/05/2023 | Tin tức 850
.png)
Trước khi các tổ chức có thể giảm tác động đến môi trường, họ cần bắt đầu với tầm nhìn rõ ràng về lượng giấy và năng lượng mà họ hiện đang sử dụng. Không có tầm nhìn, không thể hành động hiệu quả. Các tổ chức bền vững với môi trường nhất có quyền truy cập vào các báo cáo và kiểm toán chi tiết về môi trường in của họ, trong đó hiển thị phân tích chi tiết về mức sử dụng theo nhóm, địa điểm, máy in hoặc thậm chí từng nhân viên. Điều này cho phép các tổ chức điều chỉnh các hành động hoặc chính sách theo nơi chúng sẽ có tác động nhiều nhất.
Một báo cáo bền vững sẽ làm nổi bật thói quen in ấn của một tổ chức đang gây tốn kém bao nhiêu về nước, gỗ và lượng khí thải CO2. Được trang bị thông tin chính xác, các tổ chức sau đó có thể hành động để giảm tác động của họ đối với môi trường. Các tổ chức được khuyến nghị xem xét năm hành động sau để làm cho môi trường in ấn của họ xanh hơn:
Loại bỏ các bản in bị lãng phí
Mọi người thường in tài liệu và sau đó để chúng trên máy in, quên mất. Đây là chất thải tinh khiết. Các tổ chức có thể loại bỏ nó bằng cách sử dụng xác thực và chuyển vùng in để đảm bảo các lệnh in không được in ra cho đến khi người dùng thực sự có mặt tại máy in để lấy chúng.
Suy nghĩ trước khi in
Khi người dùng biết chi phí cho mỗi lệnh in, họ có nhiều khả năng sẽ suy nghĩ kỹ trước khi nhấn nút in. Cung cấp cho họ cảnh báo ước tính chi phí in cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Cảnh báo bật lên này khuyến khích người dùng suy nghĩ trước khi in và đưa thêm một bước vào quy trình in, giúp mọi người rút lại quyết định in dễ dàng hơn.
Thực hiện các chính sách chống lãng phí
In một mặt và in màu đắt tiền và lãng phí so với in hai mặt, đen trắng. Sử dụng tính năng in dựa trên quy tắc giúp dễ dàng thực thi in ở thang độ xám và in hai mặt.
Điều này sử dụng ít giấy hơn, ít vật tư tiêu hao hơn, ít năng lượng hơn và không yêu cầu nhân viên thay đổi cài đặt của họ theo cách thủ công.
Giảm in ấn hoàn toàn với các giải pháp kỹ thuật số
Sử dụng quy trình công việc và gửi bản quét tự động để gửi liên kết đến tài liệu đến đúng người. Điều này có thể làm giảm số lượng bản sao được in, vì người dùng có thể làm việc với các dạng tài liệu kỹ thuật số.
Giữ tài liệu ở định dạng kỹ thuật số cũng giúp quản lý quyền truy cập và bảo mật thông tin dễ dàng hơn, đồng thời các tài liệu kỹ thuật số có thể tìm kiếm sẽ nâng cao hiệu quả hơn nữa. Điều này cũng loại bỏ sự cần thiết của nhiều tủ hồ sơ chiếm không gian văn phòng có giá trị.
Hiển thị chi phí in cho người dùng
Bằng cách đảm bảo nhân viên có thể nhìn thấy các chi phí liên quan đến việc in ấn, các tổ chức nhìn chung sẽ thấy số lượng bản in giảm xuống khi người dùng chịu trách nhiệm cá nhân nhiều hơn về việc sử dụng thiết bị in.
Thông thường, việc in tài liệu là vấn đề của thói quen hơn là nhu cầu thực sự. Bằng cách đưa ra các quy tắc và chính sách xung quanh việc in ấn, các tổ chức có thể nâng cao nhận thức và khuyến khích người dùng cân nhắc hơn trong các quyết định của họ về việc in gì, ở định dạng nào và số lượng bản sao.
Ngoài việc có tác động tích cực đáng kể đến môi trường, các biện pháp này còn mang lại lợi ích bổ sung là giảm chi phí in ấn cho các tổ chức.