"Văn phòng không giấy" hiện đang là một cụm từ dần trở nên phổ biến trên các công cụ tìm kiếm. Nó là 1 cụm từ để nói về 1 mô hình kinh doanh hiện đại đang ngày càng được áp dụng nhiều hơn trong các doanh nghiệp.
Mô hình “văn phòng không giấy” là hình thức làm việc hiện đại sử dụng các tài liệu chủ yếu bằng kỹ thuật số thay cho tài liệu giấy. Mô hình được vận hành nhờ hệ thống quản lý tài liệu điện tử cùng hệ thống lưu trữ đám mây. Mô hình này được thực hiện bằng cách chuyển đổi tài liệu và các giấy tờ khác sang dạng kỹ thuật số, một quá trình được gọi là số hóa.
Văn phòng không giấy là mô hình mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên, doanh nghiệp, khách hàng và môi trường xung quanh. Có thể kể đến một số lợi ích như:
- Văn phòng không giấy giúp người quản lý tối ưu thời gian sắp xếp, tìm kiếm tài liệu, giúp họ tập trung vào công việc hiệu quả hơn.
- Thay vì mỗi tháng doanh nghiệp phải tốn rất nhiều khoản chi phí về in ấn, chuyển phát thì mô hình quản trị văn phòng này sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được khoản chi phí này.
Tiết kiệm diện tích làm việc
- Văn phòng không giấy sẽ tối ưu diện tích, loại bỏ các loại tủ đựng giấy tờ giúp doanh nghiệp có không gian làm việc rộng rãi và khoa học.
- Đặc biệt, với không gian rộng rãi, thoáng đãng, nhân viên sẽ có tinh thần làm việc hứng khởi, năng suất hơn.
Tăng cường hiệu quả quản lý thông tin và dữ liệu
- Việc lưu trữ tài liệu giấy theo mô hình truyền thống có thể khiến tài liệu khó quản lý. Việc tìm kiếm một hợp đồng giấy trong một cả 1 kho tài liệu sẽ cần nhiều thời gian và công sức.
- Với việc xây dựng văn phòng không giấy, việc phân loại hay gắn nhãn tài liệu trở nên vô cùng đơn giản. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhân lực quản lý, dễ dàng tìm kiếm, sửa đổi tài liệu, hồ sơ khi cần.
- Nhờ việc sắp xếp tài liệu sau khi số hóa 1 cách bài bản và chuyên nghiệp nên việc tìm kiếm bất cứ 1 loại giấy tờ nào cũng trở nên đơn giản chỉ với vài cái click chuột.
- Ngoài ra, việc cắt giảm giấy tờ thay bằng các quy trình số hóa như hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử,… sẽ tối ưu thời gian xử lý giấy tờ, chuyển phát qua lại.
- Từ đó, nhân viên sẽ tập trung vào công việc quan trọng hơn để nâng cao năng suất làm việc.
- Bất kể nhân viên cần truy cập vào tài liệu của doanh nghiệp ở đâu hoặc khi nào, mô hình văn phòng không giấy tờ sẽ cho phép họ làm điều đó một cách dễ dàng.
- Nền tảng quản lý tài liệu điện tử có thể được đăng nhập từ bất kỳ vị trí nào vào bất kỳ lúc nào, chỉ với những thao tác hết sức đơn giản và nhanh chóng.
- Một tài khoản người dùng với mật khẩu mạnh cũng có thể an toàn hơn tủ tài liệu truyền thống, giữ cho các tài liệu quan trọng nhất không bị hư hại hay thất lạc.
